Was ist Nintex Workflow?
Nintex Workflow ist ein Tool, das Teil der von Nintex angebotenen Suite ist. Es zielt in erster Linie darauf ab, die Erstellung von Arbeitsprozessen zu vereinfachen und zu demokratisieren und so eine effiziente und qualitativ hochwertige Unterstützung für die Tätigkeiten des Unternehmens zu gewährleisten.
Der Begriff des Workflows ist sehr weit gefasst und kann viele Aktivitäten umfassen. Um nur einige zu nennen: Es gibt Prozesse, die den Lebenszyklus eines Dokuments (Erstellung, Validierung, Überprüfung oder sogar Archivierung), die Verwaltung und Überwachung von Jahresgesprächen, Spesenabrechnungen oder die Bearbeitung von Rechnungen sicherstellen.
Um zu verstehen, wie ein Workflow mit Nintex aufgebaut ist, und gleichzeitig die ganze Kraft dieser scheinbaren Einfachheit zu erfassen, sollte man die 3 Hauptkomponenten, aus denen er sich zusammensetzt, kennen:
- Aktionen oder Schritte: Die Grundlage eines Nintex-Workflows sind diese kleinen Kacheln, die wir während des gesamten Workflows platzieren und verschieben können. Sie definieren das Wesentliche dessen, was danach ausgeführt wird.
- Daten: Das, was der Workflow während seiner Ausführung zu verarbeiten hat. Dazu gehört die Kenntnis der Art der zu verarbeitenden Daten sowie ihrer Herkunft und Quelle.
- Regeln und Geschäftslogik: Sie helfen bei der Definition, welche Aktionen hinzugefügt werden müssen und in welcher Reihenfolge sie ausgeführt werden müssen, um den ursprünglichen Bedarf zu decken. Sie liefern auch Informationen über Abhängigkeiten, die zwischen den verschiedenen Schritten bestehen könnten.
Die Eliminierung manueller Prozesse in Verbindung mit der von Nintex vorgeschlagenen Optimierung digitaler Prozesse ermöglicht den betroffenen Teams eine erhebliche Zeitersparnis, so dass Ressourcen für strategischere und wichtigere Aufgaben eingesetzt werden können.
Nintex ist eine Lösung, die sowohl von professionellen Entwicklern als auch von Nicht-IT-Mitarbeitern genutzt werden kann, die motiviert sind, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Letztere, auch Citizen Developers genannt, verfügen nicht unbedingt über technische Vorkenntnisse. Das Tool ermöglicht es, ein sehr breites Publikum anzusprechen und so viel einfacher die verschiedenen Akteure eines Unternehmens zu erreichen: Die Einführung des Tools wird dadurch erleichtert.
Warum Sie Nintex Workflow in Unternehmen nutzen sollten
Seit seiner Gründung im Jahr 2006 ist Nintex ein Unternehmen, das sich in erster Linie der Digitalisierung seiner Kunden und Partner widmet, indem es Lösungen für die Einrichtung und Verbesserung der verschiedenen Prozesse anbietet, die ein Unternehmen ausmachen und beleben können. Dank seiner langjährigen Erfahrung bietet das Unternehmen insbesondere das Tool Nintex Workflow an, das im Laufe der Jahre immer wieder getestet, validiert und verbessert wurde.
Nintex Workflow ist ein Tool, das in Verbindung mit bereits vorhandenen Systemen (wie Microsoft, Salesforce oder SAP) seine ganze Leistungsfähigkeit bei der Automatisierung sich wiederholender und/oder komplexer Aufgaben in allen Bereichen des Unternehmens entfalten wird.
Mit der Einführung eines solchen Tools wird nicht nur eine einfache Digitalisierung der Arbeitsabläufe implementiert, sondern es entsteht eine völlig neue Landschaft an Möglichkeiten für Unternehmen:
Automatisierung und Rationalisierung:
Alles erfolgt vollkommen transparent. Die Benutzerfreundlichkeit dieses Tools, die unter anderem durch das visuelle Diagramm ermöglicht wird, wird es den Benutzern – ob technisch versiert oder nicht – Workflows zentral und strukturiert zu erstellen und zu verwalten (Versionsverwaltungssystem verfügbar).
Informationskonsolidierung:
Informationsfluss von und zu anderen im Unternehmen verwendeten Systemen. Dadurch können Informationen, die an verschiedenen Orten gespeichert sind, auf dem neuesten Stand gehalten werden, wodurch Datenkonflikte vermieden werden.
Dies ist ein Punkt, der für die Unternehmen in der heutigen Zeit von entscheidender Bedeutung ist: Es ist notwendig, die Integrität der Daten zu erhalten und zu gewährleisten, damit sie funktionieren, existieren und fortbestehen können.
Analytik:
Leistungsstarke Analysefunktionen zur Erstellung von Berichten über die verschiedenen Phasen und Leistungen. Ziel ist die schnelle Identifizierung und Behebung von Engpässen (verlangsamter oder vollständig gestoppter Datenfluss an einem bestimmten Punkt des Prozesses) und die Leistungsoptimierung.
Die Vorteile von Nintex Workflow
Ob On-Prem oder in der Cloud, der Hauptzweck von Nintex Workflow besteht darin, die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu automatisieren, zu vereinfachen und zu optimieren. Hier ist eine nicht erschöpfende Liste der Vorteile, die diese Lösung bietet:
No-Code-Lösung:
Die Entwicklung des Workflows und das Design über eine intuitive Lösung, nicht über Codezeilen, sind ausreichend, um einen Workflow einzurichten, der einem spezifischen Bedarf entspricht.
Eine der grössten Stärken dieses Tools ist die Möglichkeit, eine benutzerfreundliche Umgebung anzubieten, die es den Anwendern ermöglicht, die volle Leistungsfähigkeit des Tools durch eine einfache visuelle Darstellung, ein Diagramm, auf der intuitiven Benutzeroberfläche zu nutzen, auf der es ausreicht, die für den reibungslosen Ablauf des Prozesses erforderlichen Schritte per Drag-and-Drop zu verschieben. Diese Visualisierung wird auch eine Klärung des gesamten Arbeitsablaufs ermöglichen, der implementiert wird: Alle Schritte, alle Beteiligten und Abhängigkeiten werden deutlich im Diagramm dargestellt.
Verringerung des Fehlerrisikos:
Durch die Automatisierung von Aufgaben kann das Risiko menschlicher Fehler erheblich verringert werden. Es wird ein System eingerichtet, das sich im Laufe der Iterationen auf identische Weise wiederholt und natürlich Ausnahmen, Stoppbedingungen oder unterschiedliche Fortschrittspfade je nach Ergebnis eines vorherigen Schritts beinhalten kann. Schneeballeffekt: Der Zeitaufwand für die Korrektur von Fehlern, die andernfalls aufgetreten wären, wird potenziell erheblich reduziert.
Personalisierung:
Es ist auch möglich, Workflows und Formulare zu personalisieren, indem CSS (insbesondere für das Corporate Design des Unternehmens) oder Code in „Custom Actions“ integriert werden, wenn es während der Ausführung Interaktionen mit den Anwendern gibt.
Wiederverwendung und Wartung:
Die mit diesem Tool erstellten Workflows lassen sich leicht bereitstellen und über einen längeren Zeitraum warten. Ein visuelles Diagramm und die Möglichkeit, den verschiedenen hinzugefügten Aktionen Beschreibungen beizufügen, erleichtern die Wartung durch den Autor des Workflows, aber auch durch jede andere Person.
Welche Betriebsarten gibt es für Nintex Workflow?
Nintex Workflow kann in drei verschiedenen Arten genutzt werden:
- Im „OnPremise“-Modus (lokal auf Ihren Servern gehostet) über die Nintex K2-Lösung, die auf OnPremise SharePoint-Daten basiert.
- Im „M365“-Modus mit Nintex Cloud für M365.
- Im „Nintex Cloud“-Modus mit Nintex Cloud.
Abhängig von Ihren Anforderungen und Bedürfnissen können diese drei Optionen unterschiedliche Vor- und Nachteile bieten. Dies wird Gegenstand eines unserer nächsten Artikel sein, in dem wir Ihnen weitere Informationen geben werden.
Schritte zur Installation von Nintex Workflow mit SharePoint
Nintex Workflow kann im Cloud-Modus und im OnPremise-Modus lokal auf Ihren Servern verwendet werden. Das Installationsverfahren unterscheidet sich je nach gewähltem Modus grundlegend.
Nintex Cloud für SharePoint Online konfigurieren
Hierbei handelt es sich eher um eine Konfiguration als um eine Installation. Auf der Microsoft 365-Verwaltungsplattform (SharePoint Online-Admin) sind mehrere Schritte erforderlich, um die Nintex-Apps von jedem Sharepoint Online-Standort aus (oder nur von bestimmten Standorten, je nach Bedarf) nutzen zu können.
Es ist jedoch zu beachten, dass der Vorgang recht langwierig ist und Administratorrechte auf der M365-Plattform erfordert. Es ist daher wichtig, dass Sie über alle diese Berechtigungen verfügen und Vorkehrungen für die Konfiguration des Produkts treffen.
Wir empfehlen die Verwendung mehrerer Teilnehmer (mindestens einer aus der Entwicklungsabteilung), um die Plattform zu konfigurieren und zu verstehen, was dies bedeutet.
Die genaue Vorgehensweise finden Sie hier auf der offiziellen Nintex-Website.
Nintex K2 für SharePoint OnPremise konfigurieren
Es handelt sich hier um die Installation einer Plattform für das Workflow-Management in einer SharePoint OnPremise-Umgebung. Diese Plattform ersetzt die SharePoint OnPremise-Workflow-Engine, die im August 2026 veraltet sein wird. Auf diese Weise teilen Sie Ihre Plattform in zwei «Zonen» auf, eine für SharePoint und eine für Ihre Nintex K2 Workflow-Engine.
Dadurch verfügen Sie nicht nur über eine von den Herausgebern (Microsoft/Nintex) gewartete Plattform, sondern auch über eine besser abgegrenzte und skalierbarere Umgebung, die Ihnen auch eine bessere Leistung für Ihre Workflows ermöglichen sollte (eine der Schwachstellen vieler Konfigurationen über die native Workflow-Engine von SharePoint OnPremise).
Das Verfahren ist recht komplex und erfordert echte SharePoint-/Nintex-Administrationskenntnisse. Es wird empfohlen, mehrere Umgebungen in Betracht zu ziehen, um die Installation in Ihrem Unternehmen zu validieren. Die Konfiguration kann aufgrund der in Ihrer Organisation geltenden Regeln leicht variieren. Denken Sie vor allem daran, dass Sie über ein gültiges Zertifikat verfügen müssen, um die Nintex K2-Lösung nutzen zu können (Bereitstellung von Apps mit Subdomain-Nutzung).
Hier stehen mehrere Installationsmodi zur Verfügung.
Alternativen zu Nintex Workflow
Es gibt mehrere Alternativen zu Nintex Workflow und Nintex Forms. Die bekannteste ist die Power Platform, die in den Microsoft 365 Tools enthalten ist.
Der Grund dafür ist einfach: Es handelt sich um das Äquivalent, das jedoch direkt in das Microsoft 365-Ökosystem und insbesondere SharePoint Online integriert ist. Diese Lösung eignet sich eher für Workflow-Anforderungen, die vollständig in Microsoft 365-Tools integriert sind, und für diejenigen, die zusätzliche Lizenz-/Abonnementkosten so weit wie möglich limitieren möchten (die Verwendung dieser Lösung ist für einfache Anwendungsfälle vorgesehen, die direkt in Ihre M365-Lizenzen integriert sind. Je nach Bedarf und Komplexität sollten Sie jedoch sorgfältig abwägen, da Sie sich gegebenenfalls für Produkte entscheiden müssen, die zusätzliche Kosten verursachen (Premium-Lizenzen oder Pay-as-you-go-Modell).
Andere Lösungen wie UIPath, Appian oder auch andere Microsoft-Dienstleistungen wie Azure Logic App weisen andere Besonderheiten und Vor- bzw. Nachteile auf.
Qim info unterstützt Sie bei der Einführung von Workflows mit Nintex
Zu den Trends, die sich für die kommenden Jahren in Bezug auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen abzeichnen, gehören die zunehmende Präsenz von KI und RPA. Intelligente Automatisierung ist eine immer strategischere Entscheidung für Unternehmen, insbesondere durch die Tools, die sie einsetzen werden, um diesen Bedarf zu decken.
Diese Lösungen – insbesondere Nintex – werden seit vielen Jahren bei unseren Kunden eingesetzt und haben es uns ermöglicht, sie zu digitalen Lösungen weiterzuentwickeln, die an ihre Bedürfnisse angepasst sind und mit den Trends der Branche Schritt halten. Dank seiner Fachkenntnisse ist Qim Info in der Lage, Sie bei Ihrem Projekt zu beraten und zu begleiten.
